Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Sharks Diest is de clubnaam van Basketbalclub Diest 1744 vzw (afgekort BBC Diest 1744). In competitie spelen we als Toyota Wouters Diest. De vzw is verantwoordelijk voor wat er met je gegevens gebeurt op deze website en op het ledenplatform.

• Zetel: Parelsbergstraat 26, 3290 Diest
• Ondernemingsnummer: 0457.117.349
• RPR Leuven
• E-mail: hallo@sharksdiest.be

Welke gegevens en waarom

Wat we niet bewaren. Het ledenplatform bewaart geen medische gegevens en geen noodcontacten.

Als je lid wordt. Het bestuur maakt je account aan of stuurt je een uitnodiging per mail. Daarvoor gebruiken we je naam, je e-mailadres, je rol in de club (speler, ouder, trainer, bestuur) en je ploeg. Op je profiel kan je zelf je telefoonnummer, je geboortedatum en je licentienummer aanvullen. We gebruiken die gegevens om de club te laten draaien: ploegen samenstellen, trainingen en wedstrijden plannen, je op de hoogte houden. Grondslag: je lidmaatschap van de club.

Voor je licentie en je verzekering. Om te mogen spelen, sluiten we je aan bij Basketbal Vlaanderen, de federatie. Daarvoor geven we de gegevens door die de federatie voor een licentie vraagt. Via de federatie ben je als speler ook verzekerd. Wat Basketbal Vlaanderen met die gegevens doet, staat in hun eigen privacyverklaring. Grondslag: je lidmaatschap.

Voor minderjarige spelers. Heeft een jonge speler geen eigen e-mailadres, dan maakt het bestuur een account aan waarmee niemand kan aanmelden, en koppelt het een ouder aan dat account. De ouder krijgt dan de meldingen en meldt het kind aan of af voor trainingen en wedstrijden.

Als je aanmeldt. Je wachtwoord bewaren we niet leesbaar, alleen als versleutelde afdruk. Na het aanmelden houdt een cookie je aangemeld; welke cookies dat zijn, staat in het cookiebeleid. Vraag je een aanmeldlink of een nieuw wachtwoord aan, dan sturen we een eenmalige link naar je e-mailadres. Grondslag: je lidmaatschap.

Kalender, aanwezigheid en beurten. We bewaren of je komt of niet voor een training of wedstrijd, en wie dat doorgaf. Bij een afmelding kan je een korte reden schrijven. Die reden zien je ploeggenoten en trainers, en bij een activiteit voor de hele club alle leden. Zet er dus geen medische details in: "niet beschikbaar" volstaat. We houden ook bij wie een tafelbeurt of een beurt in de cafetaria heeft, en wie in de cafetaria een verkoop registreert. Grondslag: je lidmaatschap, en ons belang om de kas correct te houden.

Foto's van ploegen. De trainer of de socialverantwoordelijke van een ploeg kan foto's insturen. Wie een foto instuurt, bevestigt dat iedereen erop herkenbaar online mag; we bewaren wie dat bevestigde en wanneer. Een bestuurslid kijkt de foto na en plaatst ze dan op deze website, op Facebook en op Instagram. Grondslag: de toestemming van wie op de foto staat, bij kinderen van hun ouders.

Wedstrijdstatistieken. Van sommige wedstrijden laden trainers het statistiekbestand op: per speler punten, rebounds, fouten en dergelijke, ook van de spelers van de tegenstander. Die cijfers zien alleen de spelers en trainers van de ploeg zelf, en de beheerder die het bestand opgeladen heeft. Grondslag: ons belang om als ploeg beter te spelen.

Meldingen. Het platform stuurt meldingen per e-mail: een nieuwe training, een herinnering, een bericht van je trainer. Zet je het zelf aan, dan krijg je ze ook als pushmelding op je gsm of computer. Welke meldingen je krijgt, kies je in je profiel onder Meldingen. Grondslag: je lidmaatschap.

Bescherming tegen misbruik. Om te verhinderen dat iemand wachtwoorden probeert te raden, tellen we per IP-adres hoeveel keer er aangemeld wordt, een wachtwoord of een aanmeldlink gevraagd wordt. Grondslag: ons belang om accounts te beveiligen.

Logboek van het beheer. Van wijzigingen in het platform, zoals een account aanmaken, een foto plaatsen of een rol aanpassen, bewaren we wie wat deed en wanneer. Grondslag: ons belang om fouten en misbruik te kunnen nagaan.

Als je deze website bezoekt. Zoals elke webserver houdt de server een logboek bij van elk verzoek: IP-adres, tijdstip, de opgevraagde pagina en je browser. Dat dient om storingen en misbruik op te sporen. Grondslag: ons belang om de website veilig en bereikbaar te houden.

Hoe lang we ze bijhouden

• Je account: zolang je lid bent. Stop je bij de club en verwijdert het bestuur je account, dan maken we het 30 dagen later automatisch anoniem: naam, e-mailadres, telefoon, geboortedatum en licentienummer worden gewist. Wil je niet wachten, vraag dan in je profiel om je account te verwijderen; dan gebeurt het zodra het bestuur je vraag goedkeurt. Wat je deed voor de club, zoals aanwezigheden en uitslagen, blijft staan onder "verwijderd lid".
• Aangemeld blijven: tot 30 dagen na je laatste bezoek. Kom je 30 dagen niet langs, dan meld je opnieuw aan.
• Logboeken van de webserver: enkele dagen.
• Tellers tegen misbruik: gewist na een dag.
• Reservekopieën: elke dag een nieuwe, gewist na 14 dagen.
• Foto's: tot je vraagt om ze weg te halen. Dan halen we ze van deze website, en van Facebook en Instagram voor zover dat kan.

Wie ze te zien krijgt

Het bestuur ziet de gegevens van alle leden: naam, e-mailadres, telefoon, geboortedatum, licentienummer, rol en ploeg.

Je ploeg. Spelers en trainers van dezelfde ploeg zien elkaars naam, e-mailadres en rol, de kalender van de ploeg, en wie er komt of niet, met de reden van een afmelding.

Iedereen. Geplaatste foto's, nieuwsberichten en uitslagen staan publiek op deze website. Foto's komen ook op onze pagina's op Facebook en Instagram. Wat daar gepubliceerd is, valt ook onder de regels van Meta.

Diensten die we gebruiken:

• TransIP (Nederland): de website, het ledenplatform, de databank en onze mailbox staan op hun servers.
• Brevo (Sendinblue SAS, Parijs): verstuurt in onze opdracht de e-mails van het ledenplatform. Brevo telt hoe vaak onze mails geopend en aangeklikt worden, zonder dat te koppelen aan wie het deed; daarom lopen de links in onze mails via r.send.sharksdiest.be. Brevo kan gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Meta (Facebook en Instagram): krijgt de foto's en berichten die we daar plaatsen.
• Basketbal Vlaanderen: krijgt de gegevens die nodig zijn voor je licentie en je verzekering.
• De pushdienst van je browser (bij Chrome van Google, bij Safari van Apple, bij Firefox van Mozilla): bezorgt pushmeldingen, alleen als je ze zelf aanzet.

Beheer. Jente Celis bouwt en beheert de website en het ledenplatform als vrijwilliger van de club.

Wat we niet doen

Geen advertenties, geen bezoekersstatistieken van derden, geen profielen van wat je doet. We verkopen of verhuren je gegevens niet.

Je rechten

Je mag altijd vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten verbeteren, ze laten wissen, bezwaar maken tegen een verwerking, of een kopie vragen die je kan meenemen. Gaf je toestemming, bijvoorbeeld voor een foto, dan kan je die altijd intrekken. Mail daarvoor naar hallo@sharksdiest.be. Om je account te laten verwijderen, kan je het ook in je profiel op het ledenplatform vragen. We antwoorden binnen de maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Beveiliging en wijzigingen

Deze website en het ledenplatform werken alleen over een versleutelde verbinding (https). Het ledenplatform is afgeschermd met een wachtwoord of een eenmalige aanmeldlink, en elk lid ziet alleen wat bij zijn rol hoort. Reservekopieën staan buiten het bereik van de website.

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze pagina aan. De datum bovenaan zegt wanneer dat voor het laatst gebeurde.